Case Embaré

Em 2006, o acervo documental desta indústria de produtos alimentícios reunia cerca de 10 milhões de documentos em arquivos convencionais, ocupando uma área muito congestionada de 160 m².

O primeiro passo foi estabelecer normas, procedimentos e rotinas arquivísticas, com a participação das áreas envolvidas (com ênfase nos setores de Contabilidade e Depto. de Pessoal), e preparar as equipes internas para aplicar as ferramentas do Sistema Dataflow.

Procedeu-se então um arquivamento por digitalização em Modo Pregresso de forma a alinhar o CDInfo com o SAP da empresa (que fora implantado em 2002), aplicando-se a Tabela de Temporalidade, otimizando-se as tarefas de arquivamento e reduzindo-se os custos de armazenamento.

O CDInfo Embaré foi inaugurado em meados de 2007. Ou seja, em menos de dois anos, a área física para guarda legal dos documentos foi reduzida para apenas 32 m² com leiaute criado dentro das normas ABNT, propiciando higiene, arejamento, conforto espacial e absoluta segurança na conservação e no controle da documentação física e digital.

Hoje (2014), operando plenamente em Modo Atual, o CDInfo Embaré processa cerca de 20 mil documentos/mês gerados tanto em meios físicos como em meios digitais e provenientes dos mais diversos departamentos e setores da empresa (ver fotos).


Fotos: Agência Nitro/Leo Drumond.

Modo Pregresso

  • Idade do arquivo: 65 anos (1941-2006)
  • Volume em depósito: 10 milhões de folhas
  • Área ocupada pelo arquivo físico: 160 m²
  • Expurgo (pré-digitalização): 5.000.000 folhas
  • Volume digitalizado: 1.150.000 imagens
  • Descarte controlado (pós-digitalização): 4.500.000 folhas
  • Volume conservado no arquivo físico: 500.000 folhas
  • Área atual do arquivo físico: 32 m²
 

Capacidade de Armazenamento

  • 36 metros de estantes em armário fechado
  • 900 caixas-box com 1000 folhas cada