A frase “os dados são o novo petróleo” nunca fez tanto sentido. Em um mundo digital onde a circulação de informações cresce exponencialmente, a LGPD e os documentos eletrônicos ganham papel central na proteção de dados pessoais.
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) obriga empresas a adotarem processos seguros e transparentes para coleta, armazenamento e tratamento dessas informações — incluindo documentos digitais.
Neste artigo, explicamos como a LGPD impacta a gestão documental eletrônica, os principais desafios enfrentados pelas empresas e como se adequar de forma prática e eficiente.
O que a LGPD exige sobre documentos eletrônicos
A LGPD (Lei nº 13.709/2018) exige que empresas tratem dados pessoais com responsabilidade. Isso afeta diretamente os documentos eletrônicos, que devem ser geridos com atenção redobrada. A seguir, veja os principais pontos da legislação que impactam esse tipo de gestão:
1. Abrangência total dos dados pessoais
A LGPD se aplica a qualquer dado pessoal coletado em território brasileiro, mesmo que a empresa esteja sediada fora do país. Isso inclui todos os tipos de documentos eletrônicos contendo informações de clientes, funcionários e fornecedores.
2. Consentimento e tratamento legal
O tratamento de dados exige consentimento explícito, exceto em casos previstos por lei (como obrigações legais ou execução de contrato). É essencial que empresas documentem e gerenciem o consentimento adequadamente.
3. Definição dos agentes de tratamento e fiscalização pela ANPD
A lei estabelece três figuras principais:
- Controlador: define o uso dos dados.
- Operador: executa o tratamento.
- Encarregado: canal de comunicação com o titular dos dados e a ANPD.
A Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) é o órgão fiscalizador, com poder de aplicar sanções que podem chegar a R$ 50 milhões por infração.
4. Gestão de riscos e resposta a incidentes
Empresas devem adotar protocolos de segurança, planos de contingência, auditorias periódicas e notificação imediata em caso de violação de dados.
5. Automatização e direitos do titular
A LGPD garante que o titular possa revogar consentimentos, solicitar exclusão ou portabilidade de dados. A empresa deve oferecer mecanismos claros para atender essas solicitações.
Tecnologias que ajudam na conformidade
Para garantir a conformidade com a LGPD na gestão de documentos eletrônicos, o uso de tecnologia é indispensável. Algumas soluções fundamentais incluem:
- Sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos (GED): controle total sobre acesso, rastreabilidade e versionamento.
- Criptografia de ponta a ponta: protege dados em trânsito e em repouso.
- Controle de acesso (IAM): define quem pode acessar o quê e quando.
- Data Discovery: identifica e classifica dados pessoais espalhados pela organização.
- Monitoramento (DLP): detecta e bloqueia vazamentos antes que ocorram.
Consent Management: registra, atualiza e revoga consentimentos de forma automatizada. - Auditoria e compliance: relatórios que facilitam fiscalização e rastreamento.
Documentos e protocolos essenciais para a LGPD
Além da tecnologia, a estrutura documental também é essencial. Empresas devem manter e revisar periodicamente:
- Políticas de privacidade internas e externas
- Plano de ação e gerenciamento de riscos
- Mapeamento de dados (data mapping)
- Relatórios de impacto à proteção de dados (RIPD)
- Registros de treinamentos e campanhas de conscientização
- Termos de consentimento e termos de compromisso com operadores
Como a Dataflow pode ajudar
A Dataflow oferece soluções completas de gestão documental digital, com foco em segurança, rastreabilidade e conformidade legal.
Nossas soluções integram tecnologias como criptografia, controle de acesso, registros de atividades e automação, garantindo que sua empresa:
- Reduza riscos jurídicos e operacionais
- Tenha controle total sobre seus documentos
- Esteja preparada para auditorias da ANPD
- Proteja os dados dos seus clientes com segurança e transparência
Conte com a Dataflow
Adequar sua empresa à LGPD no uso de documentos eletrônicos é mais do que uma obrigação legal: é um diferencial competitivo.
Com o apoio da Dataflow, sua organização pode garantir conformidade, segurança e agilidade, protegendo a reputação e os dados que mais importam.
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