Em um ambiente corporativo cada vez mais dinâmico, grandes empresas enfrentam desafios diários relacionados à organização, segurança e acesso a documentos. A gestão documental eficaz surge como um diferencial estratégico, garantindo produtividade, redução de custos e conformidade com normas como a LGPD.
Por que investir em gestão documental?
Empresas de grande porte lidam com volumes massivos de informações, documentos físicos e digitais. Sem uma estrutura adequada, os riscos aumentam: perda de dados, retrabalho, vazamentos e gargalos operacionais.
A gestão documental bem implementada permite:
- Acesso rápido e seguro às informações.
- Eliminação de papéis desnecessários.
- Automação de processos.
- Conformidade com normas legais e fiscais.
- Redução de custos operacionais.
Soluções eficazes para grandes empresas
1. Digitalização com estrutura arquivística
Transformar documentos físicos em digitais com base em normas técnicas garante que o acervo seja útil, pesquisável e organizado. Soluções com OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) permitem busca inteligente por conteúdo.
2. Classificação e normatização documental
Aplicar a ciência arquivística permite a criação de um ambiente documental lógico e acessível. A categorização adequada facilita o descarte seguro e a preservação de documentos importante
3. Sistemas GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos)
Plataformas como o Sistema Dataflow® integram processos físicos e digitais, possibilitando:
- Consulta rápida a qualquer documento.
- Controle de acesso por nível de permissão.
- Log de atividades e rastreabilidade.
- Integração com ERPs e sistemas de gestão.
4. Automatização de rotinas e segurança
A automatização reduz falhas humanas e aumenta a produtividade das equipes. Associada à segurança da informação, protege dados críticos e reduz os riscos jurídicos e operacionais.
5. Conformidade com a LGPD
A gestão documental deve atender às exigências da Lei Geral de Proteção de Dados. Isso inclui:
- Mapeamento de dados sensíveis.
- Controle de acesso.
- Descarte seguro de informações.
- Registro de atividades para auditorias.
Como a Dataflow pode transformar sua gestão documental?
O Sistema Dataflow® oferece uma abordagem completa, unindo tecnologia e ciência arquivística para reestruturar documentos físicos e digitais de forma padronizada, segura e econômica.
Com a Dataflow, sua empresa ganha:
- Até 50% de economia em espaço físico e recursos.
- Aumento da produtividade administrativa.
- Mais controle sobre o ciclo de vida dos documentos.
- Adequação à LGPD e demais normas.
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