A digitalização de documentos evoluiu com tecnologias que vão além da simples conversão de papel para PDF. Entre elas, o OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) se destaca como uma ferramenta essencial para tornar documentos digitalizados pesquisáveis, editáveis e integráveis aos sistemas de gestão documental.
Mas o que é OCR na prática e como ele pode beneficiar sua empresa? A seguir, explicamos como essa tecnologia funciona e como aplicá-la com eficiência.
O que é OCR?
OCR é a sigla para Optical Character Recognition — ou Reconhecimento Óptico de Caracteres, em português. Trata-se de uma tecnologia que “lê” textos impressos ou manuscritos em imagens escaneadas e os converte em dados digitais editáveis e pesquisáveis.
Na prática, o OCR permite extrair informações de documentos como:
- Contratos
- Notas fiscais
- Formulários
- Documentos técnicos e jurídicos
Como funciona a tecnologia OCR
O processo de OCR ocorre em etapas:
- Digitalização da imagem: o documento físico é escaneado e transformado em uma imagem.
- Reconhecimento de caracteres: o sistema OCR identifica letras, números e símbolos.
- Conversão em texto digital: o conteúdo é transformado em texto editável, que pode ser indexado, pesquisado e manipulado.
Essa tecnologia também permite aplicar filtros inteligentes, correção de erros e integração com bancos de dados ou sistemas de gestão documental.
Vantagens do OCR na digitalização de documentos
Busca avançada: permite localizar palavras-chave em milhares de páginas em segundos.
Redução de erros manuais: menos digitação, mais precisão.
Agilidade na gestão documental: ideal para ambientes com grande volume de documentos.
Acesso facilitado: melhora a organização e recuperação da informação.
Conformidade com a LGPD: facilita o controle e rastreamento de dados sensíveis.
Onde aplicar o OCR na sua empresa
- Arquivos físicos antigos que precisam ser digitalizados e organizados.
- Notas fiscais e comprovantes que demandam consulta rápida.
- Processos internos de departamentos jurídicos, RH ou contabilidade.
- Integração com sistemas ERP e plataformas de workflow.
OCR + Dataflow: digitalização inteligente e segura
A Dataflow oferece soluções completas de digitalização com OCR integrado. Isso permite que os documentos digitalizados sejam não apenas armazenados, mas também acessados rapidamente, organizados de forma estratégica e protegidos contra perdas ou acessos indevidos.
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- Organização e rastreabilidade
- Eficiência operacional
- Redução de riscos e custos
- Conformidade legal
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