A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) impacta diretamente a forma como empresas lidam com informações pessoais — e a gestão documental está no centro dessa responsabilidade. Organizações que não adequam seus processos à legislação correm riscos legais, financeiros e reputacionais.
Neste artigo, você entenderá como garantir conformidade com a LGPD por meio de práticas seguras e inteligentes de gestão documental.
1. Mapeie e classifique os documentos
O primeiro passo para adequar-se à LGPD é saber quais dados pessoais sua empresa coleta, armazena e processa. O mapeamento completo do acervo físico e digital permite identificar riscos e aplicar medidas de proteção.
- Classifique documentos por tipo e nível de sensibilidade.
- Estabeleça prazos de guarda conforme obrigações legais.
- Elimine corretamente o que não é necessário ou permitido.
2. Controle o acesso às informações
A LGPD exige restrição no acesso a dados pessoais. É fundamental limitar a visualização e manipulação de documentos sensíveis a pessoas autorizadas, com registros auditáveis.
- Crie perfis de acesso por função.
- Use senhas fortes, autenticação e logs de rastreamento.
- Centralize o controle com sistemas seguros.
3. Digitalize com segurança e use OCR
A digitalização de documentos melhora a organização e facilita o controle de dados. Com tecnologias como OCR (reconhecimento óptico de caracteres), é possível localizar rapidamente informações específicas e cumprir exigências da LGPD, como portabilidade e exclusão de dados.
- Prefira softwares com criptografia e backup automático.
- Utilize OCR para agilizar buscas e cumprir pedidos de titulares.
- Garanta conformidade também no descarte de originais físicos.
4. Crie políticas claras de governança documental
A empresa deve estabelecer normas e rotinas que orientem a gestão de documentos com base na LGPD.
- Tenha uma política de privacidade interna bem definida.
- Realize treinamentos periódicos sobre proteção de dados.
- Formalize procedimentos de descarte, acesso e armazenamento.
5. Conte com parceiros especializados
A conformidade com a LGPD na gestão documental exige conhecimento técnico e soluções seguras.
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