A digitalização de documentos é um passo fundamental para empresas que buscam eficiência, segurança e conformidade legal na gestão da informação. Transformar arquivos físicos em arquivos digitais permite agilidade no acesso, economia de espaço e redução de custos com armazenamento.
Mas, afinal, como funciona o processo de digitalização e quais os benefícios práticos para sua empresa? A seguir, explicamos os pontos essenciais para quem deseja dar esse passo.
Como funciona a digitalização de documentos?
A digitalização é o processo de converter documentos físicos (papel) em arquivos digitais. Esse processo envolve etapas importantes, que devem seguir critérios técnicos e legais para garantir a validade e a rastreabilidade da informação.
Veja como funciona:
1. Diagnóstico e preparação: os documentos são avaliados, organizados e preparados para digitalização (retirada de clipes, grampos e verificação de integridade).
2. Digitalização: os arquivos são escaneados com equipamentos profissionais que garantem qualidade e legibilidade.
3. Indexação: os documentos digitalizados são nomeados e categorizados com metadados (ex: data, tipo, número do processo), facilitando a busca posterior.
4. Armazenamento: os arquivos digitais são salvos em repositórios seguros com backup e controle de acesso.
Descarte ou guarda física: após a digitalização, os documentos podem ser descartados com segurança, conforme normas de temporalidade e legislação vigente, ou armazenados corretamente se ainda exigidos fisicamente.
Quais são os principais benefícios da digitalização?
1. Acesso rápido e remoto
Com os documentos digitalizados, qualquer colaborador autorizado pode localizar e acessar informações de forma ágil, de qualquer lugar, a qualquer hora.
2. Redução de espaço físico
Empresas economizam espaço antes ocupado por arquivos e estantes, o que permite melhor aproveitamento do ambiente de trabalho.
3. Maior segurança e controle
Sistemas modernos, como o Dataflow, oferecem controle total sobre quem acessa o quê, com registros, auditoria e uso de criptografia.
4. Agilidade nos processos
A digitalização reduz o tempo gasto na procura por documentos, diminuindo o retrabalho e aumentando a produtividade da equipe.
5. Conformidade com a LGPD
A gestão adequada dos dados digitais, com rastreabilidade e controle de acesso, facilita a adaptação à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), evitando riscos legais.
Como a Dataflow pode ajudar?
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Confira também: Como garantir a conformidade com a LGPD na gestão documental
