Mesmo com o avanço da digitalização, muitos documentos físicos ainda precisam ser mantidos pelas empresas. Mas como garantir uma gestão segura e eficiente desses arquivos?
A organização e o descarte correto são essenciais para reduzir riscos legais, otimizar espaço e manter a conformidade com normas como a LGPD. Neste artigo, você vai entender como aplicar boas práticas na gestão de arquivos físicos e garantir mais segurança para o seu negócio.
Por que a gestão de arquivos físicos é necessária?
Apesar do crescimento dos documentos digitais, diversas empresas, órgãos públicos e escritórios ainda lidam com contratos, prontuários, processos judiciais, relatórios impressos e documentos fiscais que precisam ser mantidos por prazos legais. Uma má organização desses arquivos pode gerar retrabalho, atrasos e, pior, perda de informações sensíveis e prejuízos financeiros.
Boas práticas de organização de arquivos físicos
- Classificação por tipo e categoria
Separe os documentos por área (RH, jurídico, financeiro, etc.) e por tipo (contrato, nota fiscal, protocolo, etc.). Isso facilita a localização e o controle dos materiais. - Ordem cronológica de arquivamento (arquivo progressivo)
Em cada categoria, organize por data de armazenamento, conforme a temporalidade de guarda. - Identificação clara
Utilize etiquetas visíveis e padronizadas. Invista em pastas de cores distintas e arquivos com divisórias. - Ambiente adequado
Armazene em local seco, arejado, com controle de temperatura e livre de exposição à luz e umidade para preservar os documentos. - Controle de acesso
Restrinja o acesso aos arquivos físicos apenas a pessoas autorizadas. Mantenha um registro de entrada e saída dos documentos.
Como realizar o descarte seguro de documentos físicos
O descarte de documentos não pode ser feito de forma aleatória. É preciso observar:
- Prazos legais de guarda
Cada tipo de documento possui um prazo específico de arquivamento. Respeitá-lo evita problemas jurídicos. - Eliminação segura
Documentos que contêm dados pessoais ou confidenciais devem ser fragmentados ou triturados, evitando exposição indevida. - Registro de descarte
Mantenha um controle interno com a data de eliminação, tipo de documento e responsável pelo processo.
Digitalização como aliada da gestão física
A digitalização de documentos pode reduzir a dependência de papéis e facilitar o acesso às informações. Ela também permite a transição para um sistema de gestão eletrônica, com segurança, rastreabilidade e economia de espaço.
Empresas como a Dataflow oferecem soluções completas para a digitalização de arquivos físicos, com OCR (reconhecimento de caracteres), controle de acessos e backups automáticos.
A importância de parceiros especializados
Realizar internamente a organização e descarte de documentos físicos pode ser inviável para empresas com alto volume de papel. Por isso, contar com uma empresa especializada como a Dataflow garante:
- Padronização dos processos
- Conformidade com a LGPD
- Redução de riscos legais e operacionais
- Maior agilidade e controle
Conclusão
A gestão de arquivos físicos ainda é uma necessidade real em muitos setores. Com organização, protocolos de segurança e um bom controle de descarte, sua empresa pode garantir eficiência, segurança e conformidade com a legislação vigente.
A Dataflow oferece um sistema completo de digitalização, controle, segurança e automação, ideal para empresas que buscam eficiência com responsabilidade.
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